Державна міграційна служба України запровадила використання чат-бота, який розроблено для Viber та Telegram. ДМС-бот дозволяє користувачам отримати консультацію з оформлення біометричних документів та скористатися офіційними електронними сервісами ДМС інтерактивному режимі

Родзинкою сервісу є те, що кожна особа за своїм бажанням зможе отримати у месенджері повідомлення про кожен новий етап оформлення документа аж до моменту, коли документ прибуде до підрозділу для видачі.

Голова Державної міграційної служби України, Максим Соколюк

Бот дозволяє записатися до електронної черги, перевірити стан оформлення документів, перевірити дійсність документів, скористатися міграційним калькулятором, уточнити транслітерацію, а також знайти підрозділ ДМС за кодом.

Відтепер у популярних месенджерах Viber та Telegram в інтерактивному режимі можна отримати консультацію про оформлення всіх біометричних документів, які видає Державна міграційна служба України, – ID-картка, закордонний паспорт, а також посвідки на постійне та тимчасове проживання для іноземців та осіб без громадянства.

Застосування людино-орієнтованого підходу (Human-centered design - HCD) дозволило ДМС вийти за межі первинного розуміння проблеми – дублювання можливостей веб-сайту ДМС у месенджер боті, що дозволяє надсилати запити та отримувати необхідну інформацію. Дослідження потреб користувачів, окрім іншого, призвело до появи нового етапу оформлення документу «Документ доставлений до ЦНАПу та готовий для видачі». Тепер це останній етап, хоча раніше інформування користувачів закінчувалось на етапі «Документ доставлений до підрозділу Міграційної служби», що часто призводило до непорозумінь та зайвих передчасних візитів до ЦНАПу.

Робота чат-бота полягає в тому, що він поставить особі кілька запитань щодо індивідуальних умов оформлення документа та поінформує, які саме документи потрібно мати із собою під час оформлення у міграційній службі або центрі надання адміністративних послуг (ЦНАП).

В інтерактивному режимі можна отримати консультацію про оформлення всіх біометричних документів, які видає ДМС – ID-картка, закордонний паспорт, а також посвідки на постійне та тимчасове проживання для іноземців та осіб без громадянства.

Презентація бота відбулась 12 березня 2019 року під час брифінгу в інформаційному агентстві «Укрінформ», в якому взяли участь Максим Соколюк, голова Державної міграційної служби України (ДМС), Олексій Кубарь, координатор проєкту «Реформа управління на сході України II», що виконується Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH за дорученням Федерального уряду Німеччини та Валерій Бакал, заступник голови Державного агентства з питань електронного урядування України.

Координатор проекту «Реформа управління на сході України II» Олексій Кубарь зазначив: «Наш проект дослідив у громадах Дніпропетровської та Луганської областей можливості для автоматизації та спрощення адміністративних послуг Міграційної служби. У кожній громаді фокус-групи приходили до того самого висновку – потрібна якісна консультація на старті та повідомлення, коли готовий документ надійшов до місця видачі. Інформування про порядок надання адміністративних послуг Міграційної служби та перевірку статусу виконання послуги можливо було запровадити лише на центральному рівні, оскільки бідь-яке рішення потребувало тісної взаємодії з інформаційною системою ДМС. Створення чат-бота на центральному рівні відбувалось декілька місяців, були розглянуті різні варіанти взаємодії з громадянами. Програмні рішення проходили тестові випробування в ЦНАП міст Апостолове, Кам'янське та Лисичанськ. Міграційна служба створила сучасний та дуже ефективний інструмент взаємодії з громадянами, але робоча група вже має амбітні плани щодо розвитку існуючих та створення нових електронних сервісів для громадян».